Standaardiseren is een werkwoord, net als elke andere processtap

We kennen het allemaal. Je jongleert met een miljoen dingen tegelijk, blust links en rechts brandjes, en hoewel het eindproduct misschien prachtig is, voelt de weg ernaartoe als geblinddoekt door een mijnenveld lopen. Het is een bekend verhaal in de productie: de aandacht voor het wat, het eindproduct, overschaduwt vaak het cruciale hoe, de processen die het tot leven brengen. En dat is een recept voor frustratie, verspilde middelen en uiteindelijk een wankel fundament. Het is verleidelijk om te denken dat een ‘natuurlijke’ manier van produceren, waarin alles vanzelf groeit, op de een of andere manier beter is. Maar denk er eens over na: alleen vertrouwen op de kennis van individuen en op ad-hocoplossingen is een gok. Wat gebeurt er als sleutelfiguren niet beschikbaar zijn? Wat als een kleine verandering in de materialen alles in de war stuurt? De waarheid is dat zonder stevig kader zelfs de beste ingrediënten tot een gebrekkig eindproduct kunnen leiden. De kans is groot dat de oorzaak ligt in het niet goed invoeren van processtandaarden, terwijl dat net zo belangrijk is als elke andere processtap, zo niet belangrijker.

Waarom processen standaardiseren?

Voor je product zijn met zorg specificaties opgesteld; samen vormen ze een kwaliteitsstandaard voor het product. Als een proces dat niet in balans is aan die waarden probeert te voldoen, is de kans groot dat het een suboptimaal resultaat oplevert. De kwaliteit van de processen moet in harmonie zijn met de productspecificatie; alleen dan kun je aan de verwachtingen van de klant voldoen.

Denk aan de bekende definitie van waanzin van Albert Einstein: steeds hetzelfde doen en toch een ander resultaat verwachten. In de productie zien we vaak het omgekeerde, maar met hetzelfde resultaat: elke dag hetzelfde product proberen te maken met andere instellingen.

Als je altijd op dezelfde manier op het product handelt en reageert, kun je hetzelfde resultaat verwachten. Door het productieproces te standaardiseren wordt het voorspelbaar, en hoe saai dat ook klinkt, dat is precies waar je in de productie naar streeft. Is het proces voorspelbaar, dan is de kwaliteit van het product dat ook.

Daarnaast geldt: als het proces niet gestandaardiseerd is, kun je alleen op goed geluk verbeteren. Zonder standaard lijkt immers alles in orde!

Waarom is standaardiseren zo moeilijk?

Om te beginnen vinden mensen het lastig om met standaarden om te gaan. Het wordt pas makkelijker als je er niet meer over hoeft na te denken. Als het een (nieuw) normaal wordt.

Aan één kant van de weg rijden is een goed voorbeeld: niemand denkt erover na, maar stel je de chaos voor als we allemaal ons eigen plekje op de weg zouden zoeken. Hoe moeilijk het is? Neem maar eens een rotonde in een land waar ze aan de andere kant van de weg rijden! Stel dat rechts rijden voor jou normaal is: tot je aan de nieuwe regel gewend bent, voel je weerstand in je hoofd en soms zelfs paniek. (Die rode dubbeldekkers hebben wel heel grote bumpers…)

Het klinkt zo simpel: je schrijft op wat er ingesteld moet worden, en dan komt alles goed. Als het echt zo simpel was, was er niets aan de hand. Toch is het opstellen van standaarden helemaal niet simpel. In het begin is iedereen vol goede wil, maar als niet duidelijk is wat er wanneer en door wie moet gebeuren, worden de lijsten met instellingen een soort behang dat niemand meer echt ziet. Als een afwijking in het proces tot grote problemen leidt, kijkt niemand naar de standaarden, maar wordt de beste brandweerman rijkelijk beloond voor het ‘goede’ werk om het proces tijdelijk weer in het gareel te krijgen. Een ander verschijnsel is dat na het vastleggen van een standaard niemand meer naar de standaardinstellingen kijkt, omdat de instellingen geen tolerantie hebben. (Als een instelling toch nooit verandert, waarom zou je dan nog op die knop drukken?)

Processen veranderen ook. We hebben te maken met slijtage, weersinvloeden, en waarschijnlijk heeft de leverancier van de grondstoffen zijn processen niet zo goed onder controle als je zou willen. Als de standaardinstellingen daar niet in meebewegen, wordt het steeds minder waarschijnlijk dat ze het juiste eindproduct opleveren. Aan de andere kant wil je ook niet elke week de balans van het proces verstoren door alle instellingen opnieuw vast te leggen. Ook hier is het belangrijk om de balans te vinden tussen proceskennis en beheersing.

Hoe pak je het aan? Het fundament voor succes leggen.

De weg naar standaardisatie heeft misschien een paar hobbels, maar de opbrengst is de moeite meer dan waard.

• Een duidelijke processtandaard wordt samen met en door operators opgesteld en heeft zo weinig mogelijk instellingen, met duidelijke en bewezen toleranties, zodat helder is wat er ingesteld kan worden.
• Daarnaast maakt een beheersplan duidelijk hoe en wanneer je ingrijpt als het product dat uit de processtap komt afwijkt. Dit alles is in één oogopslag te vinden en te herhalen, het liefst digitaal.
• Er is iemand zo dicht mogelijk bij het proces die verantwoordelijk is voor de gemeten effectiviteit van de standaard en voor het onderhoud ervan. Of de kwaliteit klopt, wordt gemeten met Statistische Procescontrole of met AI-tools.
• Als de juiste productkwaliteit niet binnen de standaardinstellingen wordt gehaald, wordt de grondoorzaak opgelost of worden er tests gedaan die de nieuwe standaardinstellingen of toleranties aantonen (in die volgorde).
• Medewerkers leren met de standaard werken door de resultaten ervan goed in kaart te brengen en de standaard zelf regelmatig bij te werken.
• Het management bespreekt weerstand tegen het werken met de standaarden, in plaats van die te vieren.

Door gestandaardiseerde processen te omarmen, smoor je de creativiteit niet; je bouwt een betrouwbaar kader waarin vernieuwing kan opbloeien op een stabiele basis. Je gaat van reactief brandjes blussen naar proactief beheersen, je geeft je team meer slagkracht en je zorgt voor consistente resultaten van hoge kwaliteit. Dus waag de sprong. Leg je processen vast, geef je mensen de ruimte, en zie je productie floreren.

Het gaat niet om de tools, maar om hoe je ze gebruikt.

Veel plezier met het beheersen van productieprocessen!